7 claves del #HomeOffice perfecto (y una más que no sabías)

Si estás leyendo esto, probablemente te sean familiares las palabras cuarentena, sana distancia y home office. Y es que la pandemia del COVID-19 nos ha forzado a adaptarnos a una "nueva normalidad", y aunque en mayor medida ha tenido un impacto negativo en la economía y ha alterado la forma en la que nos relacionamos, también nos ha enseñado a valorar y a aprender muchas cosas positivas. Por ejemplo, muchas empresas se dieron cuenta de que no sólo era factible sino conveniente contar con una infraestructura flexible que le permitiera seguir generando ingresos aunque sus empleados no estuvieran físicamente presentes en la oficina. Y lo que es mejor, algunas de ellas han visto un incremento en la productividad.

Por otro lado, nosotros como trabajadores nos hemos visto beneficiados porque, entre otras aspectos positivos, nos ahorramos tiempo y dinero de transporte, dormimos más horas y podemos pasar más tiempo en familia. Los nuevos modelos de trabajo exigen que ante una contingencia como la que estamos viviendo, las empresas se adapten fácilmente a trabajar desde cualquier ubicación donde haya una red de internet rápida y segura.

Sin embargo, es muy probable que no te hayas preparado con anterioridad para convertir un espacio de tu hogar en oficina, y esto a la larga puede ser contraproducente, ya que el mobiliario y los espacios con que cuentas no fueron diseñados con este propósito. Por eso traemos para ti 7 claves imprescindibles (más una que no sabías) que te ayudarán a crear el espacio de trabajo perfecto y que harán que no extrañes para nada el cubículo de la empresa en la que trabajas.

1. La ubicación lo es todo

Quizás este sea el aspecto más importante a tomar en cuenta y te explicaré por qué. Una oficina en casa es un espacio en el que vas a habitar durante al menos 8 horas y donde requerirás total concentración en algunas ocasiones. Por esto, tu oficina tiene que estar ubicada en un lugar donde haya el menor tránsito de personas posible. ¿Recuerdas la entrevista de la BBC al Prof. Robert Kelly en la que sus hijos aparecen de repente al fondo de la pantalla? Lo mismo podría pasarte mientras estás en videollamada con un importante cliente, y aunque esto no es necesariamente malo, sí que te distraería fácilmente. Y por si fuera poco, el ruido excesivo puede contribuir a que te estreses con mayor facilidad. Por lo cual debes procurar elegir un espacio silencioso, y este suele ser la habitación más lejana a la calle. Evita espacios cerca de la cocina, las escaleras o el baño, ya que son los espacios con mayor actividad y tránsito.

2. Ergonomía 101

Esto parece bastante obvio, pero no te imaginas la cantidad de personas que no ponen atención a esto, aún estando en una oficina "diseñada" para trabajo de escritorio. Como regla básica, tu área de trabajo debe medir entre 120-150cm de largo por 60cm de ancho y a una altura entre 70-75cm si tu trabajo es administrativo y necesitas espacio para documentos impresos. Si eres como yo y trabajas exclusivamente en laptop, puede que estés cómod@ en una superficie menor, por ejemplo, desde 1m de largo por 50cm de ancho y 70cm de alto. Esto te permitirá colocar las manos a la altura del teclado, ayudándote a evitar lesiones. Pero si eres un profesionista dedicado a las artes plásticas o al diseño (como los arquitectos e interioristas), puede que requieras un espacio de al menos 2.5m por 1m de ancho y 90cm de altura, ya que este tipo de profesiones exige que a veces trabajes de pie.

Igual de importante es elegir la silla adecuada, de preferencia una con ruedas, descansabrazos y soporte lumbar.

3. Pequeño rincón de descanso

Estoy seguro de que más de alguna vez en tu vida laboral te has sentido tan cansad@ que no quieres ni sentarte frente a la computadora. A veces las tareas a desempeñar son tan complejas que no tenemos cabeza para resolverlas, y menos si la noche anterior no dormimos bien o si es Lunes por la mañana. Este es un problema creciente y las empresas más responsables con sus trabajadores no sólo se han dado cuenta de la situación sino que han tomado cartas en el asunto. En Google, por ejemplo, existen espacios dedicados para que los empleados puedan dormir una siesta en horas de trabajo, y ello no afecta negativamente la productividad, al contrario, un trabajador descansado rinde más y mejor en menos tiempo que uno cansado que trabajó las 8 horas completas. Es por esto que contar con un pequeño sofá es imprescindible para te recuestes cuando sientas que ya no puedes más con tu alma. Elije uno lo suficientemente cómodo y pequeño para que puedas tomar pequeñas siestas de 30 minutos, pero lo bastante estético como para recibir a tus clientes.

4. Tu mente necesita distraerse

En los últimos años ha ido cambiando la cultura laboral, a medida que vamos tomando consciencia de los riesgos de trabajo en la oficina. El trabajo puede ser muy gratificante y a veces hasta estimulante, pero también puede volverse una fuente de estrés que si no se atiende, se puede volver crónico y las consecuencias pueden ser graves. Sí, no es una exageración, el estrés puede contribuir a padecer enfermedades cardiovasculares, diabetes y trastornos psicológicos. En inglés le llaman burnout, y en Japón incluso tienen una palabra (Karoshi) que describe la muerte asociada a la excesiva carga de trabajo. Por ello es necesario que tu mente pueda desconectarse del trabajo, sobre todo si se trata de tareas complejas. Despegarte también te ayudará a trabajar mejor. Mi recomendación es que tengas en tu oficina algo divertido en lo cual distraer tu mente, como un aro de baloncesto de juguete, una maquinita arcade o incluso una televisión. Pero hay que tener cuidado, estas distracciones deben obligarte a literalmente despegarte de tu escritorio, de lo contrario se pueden volver un gran distractor que no te permitirá terminar ninguna de tus actividades. Por ejemplo, puedes colocar una pantalla que sólo puedas ver desde el sofá, porque tanto para el trabajo como para el ocio hay un tiempo y lugar.

5. Tu oficina es un ecosistema

Al igual que los cuidados ergonómicos en el espacio de trabajo, también debes poner atención al ambiente que se genera en tu oficina. Idealmente, la temperatura de tu oficina debe rondar los 21°C, con un 50% de humedad en el aire. Si vives en un lugar muy caluroso, comprar un aire acondicionado es una buena inversión. El tipo de aire que debes elegir depende de tu presupuesto, el área a enfriar y las posibilidades que tu espacio te ofrece. Por ejemplo, si la casa no es propia y no te dejan perforar agujeros grandes, el minisplit queda descartado. Y si tus ventanas no son horizontales (es decir, que se cierran de arriba hacia abajo), también debes descartar el aire acondicionado tipo ventana. Los aires portátiles son una buena opción si no piensas vivir en la misma casa por un largo tiempo, ya que sólo hay que desconectarlo y guardarlo, a diferencia de los otros, que requieren una instalación más compleja. Por otro lado, si el aire es demasiado seco, convendría comprar un humidificador. Trabajar en un espacio muy frío, o muy caluroso, muy húmedo o muy seco, a la larga puede ser tan molesto como hacerlo sentado en una banquillo plano.

6. Almacenaje y repisas

Nunca es buena idea guardar documentos, planos o recibos del trabajo en lugares que hemos designado alrededor de la casa, por ejemplo, en el cajón de los calcetines o en el librero de la sala. Colocar cajoneras y alacenas en tu oficina es una manera inteligente de guardar todos esos documentos importantes de manera segura, y te ahorrarán tiempo a la hora de buscar esa factura que tu proveedor te mandó la semana pasada. No malgastes tiempo y energía buscando las cosas donde no deben estar, mejor guárdalas en un lugar dedicado dentro de tu oficina. Instalar repisas también te ayudará a sumar elementos decorativos y tener a la mano los objetos que más utilizas.

7. Superficies para hacer fluir las ideas

Si hay algo que las computadoras aún no han logrado hacer es reemplazar la conveniencia de tener un espacio en el que puedas garabatear, anotar números de teléfono, hacer cálculos rápidos o poner un recordatorio para llamar a un cliente el Miércoles a las ocho de la mañana, todo en un ambiente más orgánico. Los pintarrones y corchos pueden ayudarte a visualizar tus ideas más fácilmente, a mover conceptos y figuras sin tener que concentrar tu atención en la pantalla de tu laptop. Te permiten desarrollar y comunicar tus ideas de una forma más tangible y personal, ver "el cuadro completo" cada vez que entres a tu oficina. Elige la opción que más te convenga y se adapte a tus necesidades.

8. Elige los colores correctamente

La psicología del color nos enseña que el cerebro puede ser estimulado de distintas maneras por las tonalidades del entorno. Debes preguntarte de qué forma quieres que tu oficina te ayude a ser más productiv@, y esto también depende de tu personalidad. Si tu trabajo es más matemático/lógico, te recomiendo elegir colores que te hagan sentir tranquil@ y te ayuden a concentrarte mejor. Una paleta de colores fríos, con una variedad sutil y reducida hará que tu mente se enfoque más en lo que tienes enfrente que en tu alrededor.

De modo contrario, si tu trabajo depende en mayor medida de la creatividad, por ejemplo, si eres artista plástic@, escritor@, escultor@ o diseñador@, una paleta más vibrante y divertida puede ayudarte a estimular tu imaginación. Y aunque en el arte y el diseño no hay nada escrito, quizás quieras evocar un estado mental específico con esta pequeña guía:

• Rojo: pasión, coraje, fuerza.

• Amarillo: amistad, optimismo, creatividad.

• Azul: intelectual, racionalidad, lógica, confianza.

• Verde: balance, naturaleza, armonía.

• Naranja: unión entre rojo y amarillo, evoca además diversión

• Púrpura: antes estaba reservado para los emperadores romanos, sofisticación, lujo, espiritualidad (utilizado incorrectamente puede tener el efecto contrario)

• Gris: neutralidad, modernidad (si se utiliza demasiado puede resultar un poco deprimente).

¿Estás de acuerdo con nuestras claves para un home office perfecto? ¿Crees que nos faltó alguna? Cuéntanos en los comentarios qué es para ti infaltable en tu oficina en casa, ¡queremos leerte!